Wat is dubbel boekhouden?
Dubbel boekhouden is een boekhoudsysteem waarbij elke transactie op twee verschillende manieren geregistreerd wordt. Door elke transactie één keer aan de debetzijde en één keer aan de creditzijde te noteren kan de nauwkeurigheid van de financiële administratie beter nagekeken worden. Het zorgt er namelijk voor dat het totaal van de debetzijde altijd gelijk moet zijn aan het totaal van de creditzijde.
Wat zijn de basisbeginselen van dubbel boekhouden?
Om dubbel boekhouden te begrijpen is het essentieel om het verschil te begrijpen tussen het vastleggen van inkomsten (of uitgaven) en het uitwisselen van cash.
Een onderneming moet met andere woorden inkomsten vastleggen wanneer het goederen of diensten geleverd heeft aan een klant, los van het feit of er effectief betaald geweest is of niet. De klant heeft namelijk een verplichting ten opzichte van de onderneming om te betalen voor de geleverde goederen of diensten. Omgekeerd geldt ook wanneer een onderneming goederen of diensten gebruikt het deze kosten in rekening moet brengen. Ook al heeft de onderneming nog niet betaald voor de geleverde goederen of diensten.
Het doel van dubbel boekhouden is dus om inkomsten en uitgaven met elkaar te matchen zonder rekening te houden met het betalen of ontvangen van cash betalingen.
Vaste activa zoals gebouwen, machines en voertuigen hebben een gebruiksleven van meerdere jaren. De aankoopprijs van vaste activa wordt als een bezitting genoteerd, en de waarde ervan wordt geleidelijk aan verminderd aan de hand van afschrijvingen. Het zou namelijk niet kloppen moest een onderneming de volledige kostprijs van het bouwen van een nieuwe fabriek in het huidige boekjaar opnemen. De fabriek zal namelijk 20 jaar of langer gebruikt worden om inkomsten te genereren, waardoor de verbonden kosten over dezelfde periode gespreid moeten worden. Anders kan er geen accuraat beeld van de winstgevendheid van een onderneming gegeven worden.
Voorbeeld van dubbel boekhouden
Stel dat het bedrijf Belga chocolade levert aan het bedrijf Franco. In dat geval zal Belga een factuur opstellen en versturen naar Franco die zal dienen om de transactie in de boekhouding van beide bedrijven vast te leggen. Belga noteert een verkoop in de resultatenrekening en een verhoging van de handelsvorderingen in de balans. Franco zal daarentegen een aankoop noteren in de resultatenrekening en een verhoging van haar handelsschulden op de balans. Na 45 dagen betaalt Franco de openstaande factuur waardoor haar cashreserves en handelsschulden dalen. Belga zal daarentegen een stijging van de cashreserves noteren en een daling van haar handelsvorderingen. Deze wijzigingen op de balans hebben geen impact op de resultatenrekening.
